Términos y Condiciones de Uso

POLÍTICA DE TÉRMINOS Y CONDICIONES PARA EL USO DEL PRODUCTO VERIFICACIÓN360

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1. Identificación del proveedor

CIPE INTERNATIONAL LTDA., sociedad comercial identificada con NIT 900814344-7, con domicilio principal en Calle 7 #56-41, Barrio Camino Real, Cali, Colombia, en adelante "CIPE International", es una empresa dedicada a la prestación de servicios especializados en verificación de información, estudios de seguridad, debida diligencia, cumplimiento normativo y análisis de riesgo.

Datos de contacto:

• Dirección: Calle 7 #56-41, Barrio Camino Real, Cali, Colombia
• Correo electrónico: info@cipe.edu.co
• Producto: Verificación360

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2. Objeto

La presente Política establece los Términos y Condiciones de Uso aplicables al producto Verificación360, una solución tecnológica propiedad de CIPE International, mediante la cual se facilita el acceso, consulta, correlación y análisis de información proveniente de fuentes públicas, oficiales y autorizadas, con el fin de apoyar procesos de:

• Debida diligencia y conocimiento de terceros (KYC / KYP / KYS).
• Estudios de seguridad y validación de antecedentes.
• Cumplimiento normativo (SARLAFT, SAGRILAFT, PTEE y sistemas afines).
• Toma de decisiones empresariales basadas en riesgo.

Verificación360 actúa como herramienta de apoyo, sin sustituir el análisis humano, jurídico o técnico que corresponde realizar al Cliente.

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3. Alcance

Estos Términos y Condiciones regulan el acceso y uso del producto Verificación360 por parte de Clientes y Usuarios autorizados, y son legalmente vinculantes desde el momento de su aceptación.

El uso del producto implica que el Cliente:

• Ha leído y comprendido el presente documento.
• Acepta expresamente su contenido.
• Se obliga a cumplir la normativa vigente en materia de protección de datos, cumplimiento y uso legítimo de la información.

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4. Definiciones relevantes

• Cliente: Persona natural o jurídica que contrata el uso de Verificación360.
• Usuario: Persona autorizada por el Cliente para operar el producto.
• Verificación360: Producto tecnológico de CIPE International para consultas y análisis de información de carácter público y autorizado.
• Fuentes de Información Pública: Bases de datos, registros, listas y repositorios oficiales o legalmente accesibles al público.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de consulta.
• Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales, conforme a la Ley 1581 de 2012.

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5. Aceptación de los términos

La creación de una cuenta, el acceso al sistema o el uso efectivo de Verificación360 constituye aceptación expresa e inequívoca de estos Términos y Condiciones.

En caso de no estar de acuerdo, el Cliente deberá abstenerse de utilizar el producto.

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6. Cuenta de usuario y requisitos

Para acceder a Verificación360, el Cliente deberá:

• Contar con autorización previa, expresa e informada del Titular de los datos consultados, cuando aplique.
• Disponer de una Política de Tratamiento de Datos Personales conforme a la Ley 1581 de 2012.
• Usar correos corporativos y credenciales seguras.
• Garantizar que el uso del producto tenga una finalidad legítima, empresarial y proporcional.

El Cliente es responsable por todas las actividades realizadas por sus Usuarios.

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7. Naturaleza del servicio

Verificación360 incluye funcionalidades adicionales como planes DEMO, planes comerciales por consumo y monitoreo continuo, diseñadas para apoyar la gestión permanente del riesgo. El acceso a estas funcionalidades estará sujeto al plan contratado.

7.1 Sistema de huella de consulta y trazabilidad

Estos registros tienen como finalidad:

• Garantizar la transparencia en el uso de la información.
• Facilitar auditorías internas, regulatorias o contractuales.
• Permitir la verificación posterior de que una consulta fue efectivamente realizada.
• Fomentar el uso responsable y proporcional del sistema, dejando constancia de que cada Usuario asume plena responsabilidad sobre las consultas que realiza.

En este sentido, el Usuario reconoce y acepta que toda consulta es rastreable, y que el sistema de huella de consulta constituye un mecanismo de control destinado a prevenir usos indebidos, abusivos o no autorizados de la información.

De conformidad con la normativa aplicable, una persona natural o jurídica podrá solicitar la verificación de la existencia de consultas realizadas sobre su información, mediante los canales oficiales de CIPE International, utilizando como referencia su nombre, número de identificación o NIT, según corresponda.

El sistema de huella de consulta no implica revelación del contenido del reporte ni del resultado de la consulta, sino únicamente la confirmación de que una verificación fue efectuada, preservando en todo momento la confidencialidad, la seguridad de la información y los derechos de los Clientes.

Verificación360 es un servicio de medio y no de resultado. CIPE International:

• No crea, modifica ni certifica la información consultada.
• No garantiza la inexistencia de homonimias, errores de origen o desactualización en las fuentes.
• No toma decisiones por el Cliente.

La interpretación y uso de los resultados es responsabilidad exclusiva del Cliente.

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8. Obligaciones del Cliente

El Cliente se compromete a:

• No usar la información para fines ilegales, discriminatorios o abusivos.
• Proteger la confidencialidad de los reportes generados.
• Respetar los derechos fundamentales de los Titulares.
• Implementar medidas de seguridad administrativas, técnicas y jurídicas.

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9. Propiedad intelectual

Verificación360, su arquitectura, reportes, metodologías y componentes son propiedad exclusiva de CIPE International.

Queda prohibida su reproducción, reventa, sublicenciamiento o explotación no autorizada.

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10. Limitación de responsabilidad

CIPE International no será responsable por:

• Decisiones tomadas con base en los resultados del producto.
• Daños derivados del uso indebido de la información.
• Fallas atribuibles a las fuentes de información o a terceros.

La responsabilidad máxima de CIPE International se limitará al valor efectivamente pagado por el servicio.

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11. Protección de datos personales

11.1 Plan DEMO

CIPE International podrá habilitar planes DEMO con alcance limitado, exclusivamente para fines de evaluación del producto. El uso del DEMO implica aceptación total de esta Política y está restringido a fines corporativos legítimos.

11.2 Monitoreo continuo

El servicio de monitoreo permite alertar sobre cambios relevantes detectados en perfiles previamente consultados, con el fin de fortalecer la gestión continua del riesgo. El monitoreo no constituye certificación ni dictamen automático y requiere validación por parte del Cliente.

11.3 Política de retención de datos (conservación y evidencias)

En atención a la naturaleza RegTech del producto, y con el fin de garantizar trazabilidad, auditoría, seguridad y cumplimiento contractual y normativo, Verificación360 implementa una política de retención aplicable a (i) los registros mínimos de consulta (huella) y (ii) las evidencias técnicas generadas durante las verificaciones.

Verificación360 no opera como repositorio permanente ni “banco de datos” de información de terceros: el servicio facilita consultas y genera resultados/evidencias para apoyar procesos de debida diligencia y cumplimiento; por tanto, aplica criterios de minimización y conservación limitada.

11.3.1 Definiciones y categorías

• Huella de consulta (trazabilidad mínima): metadatos de la operación (fecha/hora, tipo de consulta, identificador de búsqueda, Cliente/Usuario responsable, módulo utilizado y motivo/razón cuando aplique), orientados a transparencia, auditoría y control.
• Resultados y reportes: salida final del proceso de verificación (por ejemplo, reporte en PDF/HTML o visualización en pantalla). Por principio de minimización, Verificación360 no pretende conservar estos contenidos como repositorio permanente; el Cliente es responsable de su custodia.
• Evidencias técnicas: archivos y artefactos asociados a la consulta (por ejemplo: PDFs, capturas de pantalla e imágenes, documentos y/o archivos de soporte), junto con metadatos de integridad (por ejemplo, hash SHA-256).
• Evidencias con alto valor probatorio: cuando aplique, evidencias generadas con mecanismos adicionales de integridad y/o firma (por ejemplo, certificados o documentos firmados digitalmente).
• Registros de auditoría de acceso: eventos de seguridad y auditoría, incluyendo accesos, vistas previas y descargas de evidencias por parte de Usuarios autorizados.

11.3.2 Finalidades de la retención

• Atender requerimientos de auditoría interna, seguridad, investigación de incidentes y soporte técnico.
• Soportar procesos de cumplimiento (SARLAFT, SAGRILAFT, PTEE y sistemas afines) y obligaciones contractuales del Cliente.
• Habilitar la verificación de existencia de consultas por parte de Titulares (Portal de Transparencia), sin revelar el contenido del reporte ni resultados.
• Preservar evidencia de trazabilidad para la atención de solicitudes, reclamos o requerimientos de autoridad competente, cuando proceda.

11.3.3 Plazos de conservación

Sin perjuicio de plazos legales o regulatorios aplicables, Verificación360 aplica los siguientes criterios de disponibilidad temporal y conservación mínima necesaria:

• Evidencias técnicas estándar (PDFs, imágenes/capturas y archivos similares): estarán disponibles por un plazo estándar de treinta (30) días calendario, contados desde la finalización de la consulta, tras lo cual serán eliminadas automáticamente. Este plazo busca reducir exposición y evitar que la plataforma se convierta en un repositorio.
• Prórroga excepcional de evidencias estándar: en casos justificados (por ejemplo: incidente, soporte crítico, auditoría o disputa), el Cliente podrá solicitar por canales formales una prórroga de conservación por hasta sesenta (60) días adicionales. En ningún caso, la conservación de estas evidencias estándar excederá un total de noventa (90) días calendario, salvo obligación legal o instrucción de autoridad competente.
• Certificados o evidencias firmadas digitalmente (alto valor probatorio), cuando aplique: se conservarán por un plazo mínimo de un (1) año o el plazo superior que exija la normativa aplicable. El Cliente podrá descargar y custodiar dichos documentos; adicionalmente, Verificación360 podrá conservar los metadatos de integridad (por ejemplo, hashes y datos de firma) necesarios para verificación y auditoría.
• Huella de consulta y registros de auditoría (quién consultó, cuándo, qué servicio/módulo y por qué, cuando aplique): se conservarán por un plazo de cinco (5) años, para fines de trazabilidad, seguridad, cumplimiento y atención de solicitudes.
• Reporte final (sin evidencias): por defecto, el reporte se entrega para visualización/descarga por el Cliente y su custodia corresponde al Cliente. Verificación360 busca minimizar la conservación del contenido del reporte; en todo caso, se conservarán los registros mínimos de huella y auditoría conforme a este numeral.

11.3.4 Acceso y descarga de evidencias

El acceso a evidencias se encuentra restringido a Usuarios autorizados del Cliente, conforme a permisos y controles de seguridad. Toda acción de descarga o previsualización podrá quedar registrada como evento de auditoría. El Cliente y/o su Oficial de Cumplimiento son responsables de descargar, custodiar, proteger y conservar las evidencias dentro del plazo aplicable, conforme a su sistema de gestión de riesgos y su normativa interna.

11.3.5 Eliminación, anonimización y medidas de seguridad

• Vencido el plazo de retención aplicable, la información podrá ser eliminada o anonimizada de forma segura, salvo que deba conservarse por obligaciones legales o por razones legítimas de seguridad, auditoría o cumplimiento.
• CIPE International aplica medidas técnicas y organizacionales razonables para proteger la información (incluyendo controles de acceso, trazabilidad de acciones y mecanismos de integridad para evidencias).

El tratamiento de datos personales se rige por:

• Ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias (Colombia).
• Principios de legalidad, finalidad, proporcionalidad, seguridad y confidencialidad.

CIPE International actúa como encargado del tratamiento, mientras que el Cliente es el responsable frente a los Titulares.

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12. Terminación

CIPE International podrá suspender o terminar el acceso al producto cuando:

• Se evidencie uso indebido o ilícito.
• Se incumplan estos Términos y Condiciones.
• Exista riesgo legal, reputacional o de seguridad.

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13. Ley aplicable y jurisdicción

Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Cualquier controversia será sometida a la jurisdicción ordinaria colombiana.

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14. Vigencia

La presente Política rige a partir del 02 de enero de 2026 y permanecerá vigente mientras el producto Verificación360 se encuentre activo. CIPE International podrá modificarla en cualquier momento, informando oportunamente a los Clientes por los canales oficiales.