Curso Debida Diligencia para SIPLAFT

La Debida Diligencia o diligencia debida (en inglés: due diligence) se establece para la mitigación del riesgo, o para conceptos que impliquen la validación de una empresa o persona previa a la firma de un contrato. Puede tratarse de una obligación legal, pero el término comúnmente es más aplicable a buenas prácticas de negocios o verificación voluntaria. Un ejemplo común de Debida Diligencia en muchas industrias es el proceso por el cual una empresa valida un proveedor potencial antes de entrar en una contratación de servicios.

a. ¿Quién es el OFICIAL DE CUMPLIMIENTO? 

La junta directiva o quien haga sus veces serán los facultados para nombrar un empleado que será responsable de implementar el SIPLAFT y de velar por su adecuado y oportuno cumplimiento. El nombramiento deberá quedar documentado mediante acta y la persona nombrada como Oficial de Cumplimiento, deberá manifestar la aceptación a dicho cargo por escrito.

Solamente el empresario o el accionista único, que a su vez es el representante legal de la empresa unipersonal o de la sociedad por acciones simplificada unipersonal, podrá autonombrarse como Oficial de cumplimiento para los anteriores efectos.

El Oficial de Cumplimiento deberá cumplir con los siguientes requisitos como mínimo:

• Vinculación laboral directa en nivel directivo.
• Tener capacidad de decisión y contar con el apoyo de la alta dirección.
• Estar capacitado en temas LAFT. Como mínimo haber aprobado curso e-learning de la UIAF..
• No pertenecer a la revisoría fiscal o auditoría interna, ser el representante legal o de áreas en las cuales se generen conflictos de interés con respecto a sus funciones como oficial de cumplimiento.

El representante legal de la empresa o cooperativa de transporte de carga deberá comunicar a esta Superintendencia la designación o modificación del oficial de cumplimiento. El comunicado deberá contener como mínimo la fecha de nombramiento, nombre completo, cargo, correo electrónico, teléfono y los datos de la empresa, así mismo anexar copia de la carta de aceptación del cargo y sus respectivos soportes.

b. Funciones

El Oficial de Cumplimiento debe tener como mínimo las siguientes funciones, las cuales están establecidas en la Resolución:

• Implementar y desarrollar los procesos de las políticas aprobadas para la implementación del SIPLAFT;
• Identificar las situaciones que puedan generar riesgo de LA/FT-PADM en las operaciones que realiza la empresa;
• Determinar los controles a las situaciones que puedan generar riesgo de LA/FT-PADM en las operaciones, negocios o contratos que realiza la empresa;
• Realizar seguimiento de las políticas, procedimientos y controles establecidos;
• Verificar la adopción y funcionamiento de los procedimientos definidos para el adecuado manejo, conservación y archivo de los documentos y reportes relacionados con la prevención de riesgo de LA/FT-PADM y garantizar la confidencialidad de dicha información;
• Coordinar y programar los planes de capacitación sobre prevención de riesgos asociados al LA/FT-PADM, dirigido a todas las áreas y funcionarios de la organización, incluyendo los órganos de administración y control y la revisoría fiscal;
• Proponer al máximo órgano social, los ajustes o modificaciones necesarios a las políticas del SIPLAFT;
• Recibir y analizar los reportes internos de posibles operaciones inusuales, intentadas o sospechosas y realizar el reporte conforme a lo establecido en la presente Resolución;
• Mantener actualizados los documentos que contengan las políticas y procedimientos del SIPLAFT;
• Realizar los reportes y actualizar la base de datos registrados en el Sistema de Reportes en Línea – SIREL de la UIAF.
• Mantener todas las actas establecidas en la presente Resolución
• Custodiar el plan estratégico o documento, en el que se describan las políticas aprobadas;
• Mantener los instructivos o manuales que contengan los procesos a través de los cuales se desarrolla las políticas aprobadas, firmados por el representante legal principal;

c. Funciones

Los informes presentados deben referirse como mínimo a los siguientes aspectos:

• Los procesos establecidos para la implementación de las políticas aprobadas, sus adiciones o modificaciones.
• Los resultados del seguimiento o monitoreo para determinar la eficiencia y la eficacia de las políticas, procedimientos y controles establecidos.
• Las medidas adoptadas para corregir las falencias encontradas al efectuar el monitoreo de los controles.
• El cumplimiento dado a los requerimientos de las diferentes autoridades, en caso de que estos se hubieran presentado.
• Las propuestas de ajustes o modificaciones a las políticas para la prevención y control del riesgo de LA/FT-PADM, que considere pertinentes.
• El cumplimiento a los ajustes o modificaciones a las políticas de prevención y de control del riesgo de LA/FT-PADM, aprobados por el máximo órgano social.
• Las últimas normas o reglamentaciones expedidas sobre la prevención y control del riesgo de LA/FT-PADM y las medidas adoptadas para darles cumplimiento a las mismas.
• Estos informes deberán ser presentados de forma semestral a los administradores y anualmente al máximo órgano social.

 La designación del Oficial de Cumplimiento, no exime a los administradores y demás empleados sobre la obligación de comunicar internamente a éste, de acuerdo con el procedimiento que se haya establecido, la ocurrencia de operaciones inusuales, sospechosas o intentadas.